Olá leitores, sejam bem vindos! Hoje vamos falar sobre:

ARQUIVOLOGIA

 

É a aplicação de técnicas e métodos específicos voltados à organização, à conservação e à restauração de arquivos. O arquivista é o profissional responsável por identificar, organizar, avaliar e preservar documentos dos mais diversos tipos, estejam eles em papel, fotografia, filme, microfilme, disquete, CD-ROM ou, ainda, em banco de dados on-line. Esse graduado é o responsável por tornar disponíveis as informações que são geradas e acumuladas em empresas, órgãos do governo, escolas, associações, instituições de saúde e ONGs. Ele precisa desfrutar sólida formação cultural para poder avaliar a importância dos documentos que manipula e ter preparo para trabalhar com produção documental de diferentes épocas históricas. É fundamental que ele possua, também, boa organização, senso crítico e flexibilidade para atuar em equipe, com gerentes, pesquisadores e profissionais de informática, entre outros.

htpp.www.guiadoestudante.abril.com.br

Olá leitoras sejam bem vindos! Hoje vamos falar sobre:

A Importância da Organização dos Arquivos da Empresa

       As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e como fazem, inviabiliza saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo como conseqüência, resultados desastrosos e às vezes irreversíveis.

      Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a se darem conta de que precisariam se organizar para poder continuar utilizando esse precioso bem, obrigando as empresas a buscarem alternativas mais inteligentes do que o mero ato de arquivar seus documentos.

        Mas esses mesmos documentos e arquivos ainda estão presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo. Portanto, a importância ou não a eles atribuída depende da necessidade da informação e para tanto, essas informações precisam ser tratadas e organizadas segundo critérios muitas vezes generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação, ou criados pela própria empresa ou instituição, baseando-se em sua atividade fim ou necessidades específicas de processos de trabalho.
http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/a-importancia-da-organizacao-dos-arquivos-da-empresa/34229/ acesso em 23/05/2013

Olá leitores sejam bem vindos! Hoje vamos dar uma dicas de livros sobre arquivo.

 

 

 

Olá leitores sejam bem vindos! Hoje vamos falar sobre:

As 7 dicas para ter um bom arquivo

 

 

30/11/2009 por ptodecontato

 

     Para muitos freelancers, manter um arquivo é pouco prioritário. Sempre tem um layout pra terminar, uma ligação pra fazer pro departamento financeiro de um cliente e por aí vai… E o arquivamento sempre vai ficando pra trás.

Mas, de fato, arquivar documentos é importante. Se um dia você precisa resgatar uma versão antiga de um projeto do seu cliente ou se você precisa encontrar uma cópia de uma fatura, ter um sistema organizado é crucial.

Então aqui vão algumas dicas para organizar seus arquivos.

 
1. escolha ferramentas online

  Há algumas questões que devem ser levantadas antes de se confiar plenamente nos aplicativos web para o seu negócio. Mas usar ferramentas online facilita muito a vida. Dependendo das ferramentas que você escolher, dá até para automatizar alguns processos de arquivamento.

 
2. tenha um arquivo de metal (ou de madeira, ou de plástico…)

  Não importa quantas ferramentas online você usar, há sempre aqueles documentos que você tem que ter cópias físicas. Caixas de sapatos não são a melhor forma de arquivar documentos a longo prazo, então invista um pouco e compre um arquivo de verdade. Pode ser um gaveteiro, um locker, uma pastas suspensas…

 

3. deixe seu arquivo simples e fácil

  Você não precisa de um sistema super elaborado de arquivo. Dependendo de quanto papel você usa no seu dia a dia, pode ser que algumas pastas sejam suficientes para você. O mais importante é ter organizado: contratos, impostos e contas

 
4. nomear corretamente na hora de arquivar
  Tudo bem se seus arquivos digitais não estiverem organizados em diretórios específicos, desde que você tenha uma lógica na hora de nomear os arquivos, porque aí você vai poder usufruir do “search” (ou “spotlight” no Mac) para conseguir encontrar rapidamente aquele arquivo perdido.

 
5. reserve um tempo para arquivar

   Dica: seus arquivos não vão se organizar sozinhos. separe um tempo para tirar os papéis de cima da sua mesa e guardá-los no arquivo, estante ou lata de lixo! se você se programar para fazer isso com frequência, vai ser uma rotina de uns 15 minutos por semana e pronto.

 

6. se seus arquivos estão te deixando maluco, terceirize.

   Mesmo que freelancers nem sempre tenham grana para bancar uma pessoa no administrativo, vale a pena pensar em investir em alguém que te ajude, nem que seja por períodos curtos, mas tem que ser alguém que consiga entender seu sistema de organização e que te ajude a melhorá-lo.

 

7. faça o máximo de backups possível

   Há inúmeras possibilidades de fazer backup nos seus arquivos do computador, inclusive imprimindo algumas cópias. Criar um sistema de backup de arquivos físicos é mais difícil, mas para documentos muito importantes vale a pena escanear e ter uma cópia de segurança digital.

www.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?tpl=home

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Teoria das três idades

        A Teoria das três idades é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o        qual, os mesmos passam por três fases: corrente, intermediária e permanente.

• Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda.
• Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.
• Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8). Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas.

 

Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

 

 

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Conceitos de Arquivo

 

             É consenso entre os autores que só podemos falar em arquivo quando o homem passou a produzir registros escritos de seus atos, sentimentos e conhecimento. A memória individual  e coletiva passava a ser materializada. (SANTOS;INNARELLI;SOUSA,2009,p.95)